Від архівів до дипломатії: як українські документи допомагають на глобальній арені
Ексклюзивне інтерв’ю голови Державної архівної служби України Анатолія Хромова для відділу “Культура” агентства "Інтерфакс-Україна"
Автор: Ольга Левкун
— Пане Анатолію, повномасштабна війна стала серйозним випробуванням для всіх нас. З якими викликами архівна система зіткнулася в перші дні повномасштабної війни?
— У перший день війни ми побачили масовані атаки на електронну систему, окремі ресурси довелося тимчасово відключати. Це були DDoS-атаки, спроби блокування й втручання в роботу сервісів, де зберігалися “чутливі” дані.
— Що таке “чутливі” дані ?
— Коли ми говоримо про “чутливі дані”, то маємо на увазі інформацію, витік якої може становити загрозу для безпеки держави або конкретних людей. Це, зокрема, персональні дані, інформація про критичну інфраструктуру, актуальні управлінські рішення, логістику, переміщення, а також документи, що містять відомості з обмеженим доступом у воєнний час.
Перші тижні були надзвичайно складними. Система електронного документообігу не працювала, управління процесами ускладнилося. Доводилося ухвалювати рішення вручну, підписувати документи офлайн, іноді оперативно інформувати про дії через соціальні мережі, а вже згодом формалізувати їх наказами. Для архівної сфери це нетипово, але саме ця гнучкість дозволила втримати керованість у критичний момент.
— Чи став цей досвід підставою для міжнародного інтересу до України?
— Так. Україна накопичила унікальний досвід функціонування архівної системи в умовах війни. Мене часто запрошують до міжнародних проєктів, не завжди вдається поїхати, але головна цінність у тому, що цей досвід став капіталом, який відкриває двері до співпраці.
Минулого року я був на конференції в Осло, Норвегії. Представники скандинавських країн залучили нас до оцінки аналітичних систем і практик протидії загрозам для архівів.
У світі добре розуміють: найслабша ланка будь-якої цифрової інфраструктури - це люди. Саме тому ми щонайменше раз на пів року проходимо навчання з кібербезпеки. Ця робота триває від початку повномасштабного вторгнення.
— Наскільки важливою є міжнародна співпраця з практичної точки зору?
— Відрядження - це витрати, і інколи ми не можемо дозволити їх. Але саме вони дають домовленості, які потім приносять країні сотні мільйонів гривень у вигляді міжнародної допомоги. За роки війни партнери передали архівній системі обладнання, реставраційні матеріали, пакування для евакуації фондів, спеціальні контейнери, техніку для збереження документів. Загалом державні архіви отримали більше матеріальної підтримки, ніж за усі довоєнні роки. Це значною мірою стало можливим завдяки особистим контактам і зв’язкам між інституціями - насамперед із країнами Балтії, Польщі, Чехії. Ми співпрацюємо з Міжнародною Радою Архівів, які фактично стала нашими постійними партнерами.
— Ви неодноразово у своїх публічних виступах говорили про цифровізацію архівної системи. Як цей процес реалізується на практиці?
— Це складний і багаторівневий процес. Один рівень - це просте копіювання: сьогодні читальні зали відкриті, і користувач може зробити фото документів на власний телефон. Це дозволено і безкоштовно. Інший рівень - професійне оцифрування за допомогою спеціальних сканерів та програмного забезпечення. Це дорого, і кошти на це надходять або за партнерськими угодами, або зі спеціального фонду архівів, але їх усе одно недостатньо. Поясню масштаб: раніше один із центральних архівів отримував на такі роботи кілька сотень тисяч гривень на рік. Коли ж ми залучили його до великих міжнародних проєктів масового оцифрування, фінансування зросло до приблизно 2,5 мільйона гривень. Тобто ситуація принципово змінилася. Паралельно ми впроваджуємо сервісний підхід. Архіви - це надбання українського народу й усього людства, тож доступ до пам’яті має бути вільним. Безкоштовно можна працювати в читальних залах, переглядати матеріали онлайн, робити власні цифрові копії. Але якщо людині потрібна професійна сканкопія, офіційне завірення чи спеціальне оформлення документів - це вже окрема процедура, яка потребує ресурсів.
— Тобто держава забезпечує базовий доступ безкоштовно, а додаткові сервіси — за плату?
— Саме так. Наприклад, можна безкоштовно зробити копії документів у читальній залі, але для цього треба приїхати до архіву. Або ж замовити копіювання дистанційно, приблизно 5 гривень за аркуш. Для багатьох це зручніше і дешевше, ніж витрачати час і кошти на поїздку.
— Як загалом починалася цифровізація в архівній системі? Хто цим займається, за чий кошт і які плани на найближчі роки? Чи реально, що за кілька років людина зможе переглядати документи онлайн, зокрема зі смартфона?
— Це тема, яка для мене особисто дуже важлива. Я починав професійну кар’єру саме з оцифрування - у Державному архіві Одеської області, де очолював лабораторію реставрації та оцифрування документів .
Коли у 2019 році я прийшов на посаду головного архівіста України , під час підготовки звіту за попередній період стало очевидно, що масштаби цифрових фондів у країні були мінімальні, а системної державної програми фактично не існувало.
Ми розуміли, що лише бюджетними коштами цю проблему не вирішити. Тому зробили ставку на міжнародну співпрацю, професійні контакти, участь у конференціях, проєкти з іноземними архівними службами та дослідницькими інституціями. Ми принципово відмовилися від застарілої пострадянської моделі закритості й почали будувати відкриту систему доступу до архівів.
Українські архіви - це величезний масив документів, важливий не лише для національної, а й для європейської та світової історії. До нас звертаються дослідники з різних країн, адже через Україну проходили масштабні міграційні процеси. Людям було важливо отримати цифрові копії, щоб працювати з ними дистанційно.
Потужним поштовхом стала пандемія: коли читальні зали частково закривалися, оцифрування стало єдиним способом забезпечити доступ до інформації. Повномасштабна війна лише посилила цю потребу - цифрові копії дозволяють мінімізувати фізичне використання оригіналів і зберігати їх у сховищах.
Це критично важливо ще й тому, що ми вже зафіксували втрати: приблизно півтора відсотка Національного архівного фонду було знищено, пошкоджено або втрачено від початку повномасштабного вторгнення. У таких випадках саме цифрові копії дають змогу відновлювати інформацію і навіть видавати офіційні довідки.
Тому ми свідомо прискорюємо процес цифровізації. З 2023 року ми ставимо нові і нові рекорди в оцифруванні показників сканування й опрацювання документів, ніж у попередні роки. Наше завдання - зробити так, щоб дедалі більше матеріалів було доступно онлайн, а ризики для оригіналів мінімізувалися.
— Які цифрові інструменти вже доступні сьогодні?
— Сьогодні вже практично усі державні архіви мають власні сайти, працюють міжархівні пошукові портали. Ми розвиваємо проєкт “онлайн-архіву”, де збираємо цифрові копії з різних установ. Його презентували 2022 році, і зараз у системі вже понад 20 мільйонів оцифрованих документів, у яких можна шукати за ключовими словами.
— Який наступний етап розвитку цифрових архівів?
— Наступний етап - це застосування технологій розпізнавання тексту й штучного інтелекту. Ми вже працюємо над проєктом співпраці разом із Міністерством цифрової трансформації та іншими партнерами, щоб сотні мільйонів цифрових копій стали основою для навчання української мовної моделі розпізнавання документів. Наша мета - щоб людина могла знайти потрібний документ за прізвищем чи подією за лічені секунди.
Подібні системи працюють, наприклад, у країнах Північної Європи. Ми співпрацюємо з міжнародними партнерами, зокрема з генеалогічними платформами, щоб використати їхні напрацювання. Але для нас принципово важливо, щоб ці рішення розвивалися в Україні, як частина незалежної національної інфраструктури збереження історичної пам’яті.
— Тобто, якщо документи будуть повністю оцифровані й розпізнані, це ж не означає, що оригінали перестануть зберігатися?
— Абсолютно ні. Цифрова копія не замінює паперовий документ. Оригінали продовжують і повинні зберігатися. Багато матеріалів потребують реставрації, перекладання, спеціального пакування. Ми постійно працюємо над тим, щоб підтримувати фізичне життя документальної спадщини.
Україна пережила багато воєн, тому частина колекцій опинилася не там, де мала бути за логікою історії. Архівна система — це величезний масив, розкиданий по всій країні, який поступово впорядковується, але має свої слабкі місця. І всі ці оригінали потребують належних умов зберігання.
На жаль, за роки незалежності держава дуже мало інвестувала в сучасну архівну інфраструктуру. Багато сховищ перебувають в аварійному стані. Фактично лише один державний архів в Тернопільській області був повністю побудований за сучасними стандартами. Водночас вимоги до будівель зростають: з урахуванням війни, енергоефективності, захисних укриттів для персоналу. Торік ми почали будівництво першого сучасного підземного архівного сховища. Але потреби залишаються величезними. Водночас Україна вже відповідає європейській політиці відкритості архівів. Наші ресурси активно використовують міжнародні дослідники, і з точки зору доступу до документів ми рухаємося в руслі європейських стандартів. У межах євроінтеграції питання не лише в архівах - це частина ширшої інституційної трансформації.
— А що з документами з тимчасово окупованих територій? Чи вдалося їх евакуювати?
— Це дуже чутлива тема. Законодавство передбачає, що рішення про релокацію архівів ухвалюють органи управління - для регіональних установ це обласні адміністрації. Ми здійснюємо координацію, контролюємо процеси, нагадуємо про строки, взаємодіємо з місцевою владою.Йдеться про десятки й сотні тонн фондів, які потрібно перевозити. Майже повністю були переміщені ще в 2022 році архіви з підконтрольних Україні частин Луганської та Донецької областей. Частину Херсонського архіву вже зараз перемістили безпечніших регіонів, але архів значно був пограбований російськими військами під час тимчасової окупації Херсону в 2022 році. Про конкретні обсяги й маршрути я говорити не можу - це питання безпеки наших співробітників. Загалом сьогодні немає жодного регіону в країні, який був би повністю поза ризиком. Завдання управлінців постійно оцінювати загрози й ухвалювати рішення, де безпечніше зберігати фонди в конкретний момент.
— А як працює система зберігання секретних документів воєнного періоду?
— Про це я не можу розповідати публічно - це питання державної таємниці. Загалом, документи цього періоду поки що не передаються до державних архівів нашої системи. Існують визначені законом строки - від 10 до 20 років. Спочатку вони зберігаються в тих установах, які їх створили, а вже потім передаються на постійне зберігання. З часом частину таких матеріалів можна буде відкривати відповідно до законодавства.
— Хто найчастіше звертається до архівів?
— Абсолютна більшість запитів - це люди, які звертаються з соціально-правових питань. Потрібно підтвердити трудовий стаж, право власності, рішення органів влади, навчання, рівень зарплати, житлові чи майнові питання. Часто це безпосередньо впливає на пенсійне забезпечення або інші юридичні наслідки. Як правило, такі користувачі звертаються до архівів один-два рази в житті. Постійні відвідувачі - це вчителі, науковці, журналісти, люди, які працюють над дисертаціями, статтями, медіаматеріалами, а також ті, хто досліджує родинну історію самостійно, або через професійних генеалогів. Саме цей напрям зараз стрімко зростає. Тому в межах оцифрування ми робимо акцент саме на генеалогічних документах. Є перспектива, що протягом найближчих трьох років усе, що стосується родинної історії, буде доступне онлайн.
— Які найдавніші документи вам доводилося бачити на власні очі?
— Якщо говорити про ті, що я реально тримав у руках, то в Австрії, у віденських колекціях, це були грамоти початку IX століття. В Україні - це берестяні грамоти початку XII століття, які зберігаються у Центральному державному історичному архіві у Львові.
— Якщо перейти до теми фінансування: яку суму держава щороку виділяє на систему державних архівів і на що цих коштів вистачає?
— Загалом йдеться приблизно про 290 мільйонів гривень на рік. Це фінансування понад двох десятків установ які перебувають напряму у сфері управління Державної архівної служби України і , у яких працює близько півтори тисячі людей, разом із зарплатами, утриманням будівель, комунальними послугами. Це дуже обмежений бюджет. Його вже зараз бракує навіть для базових потреб — оплати енергоносіїв, зберігання фондів, реставраційних робіт.
— Скільки приблизно коштів витрачається на комунальні послуги для цієї будівлі державного архіву?
— Якщо говорити орієнтовно, то витрати на комунальні послуги для архівного містечка в Києві становлять чотирьох мільйонів гривень на рік. Це оплата енергоносіїв і базових комунальних витрат, без яких неможливо забезпечити належні умови зберігання архівних фондів.
— Яку частину витрат покривають міжнародні партнери?
— Донорська допомога для нас критично важлива. Саме вона дозволяє модернізувати інфраструктуру, запускати великі проєкти оцифрування, купувати обладнання, рятувати документи. Без цієї підтримки система просто не змогла б розвиватися в умовах війни.
— Як в Україні регулюється доступ до архівних документів, хто має право з ними працювати?
— Доступ до архівних документів в Україні визначений законом. Усі громадяни України, а також іноземці, які на законних підставах перебувають на території країни, мають право працювати з документами Національного архівного фонду. Процедура доступу є однаковою для всіх. Людина може прийти до архіву, заповнити анкету й отримати дозвіл на роботу в читальній залі. Жодних складних формальностей тут немає - це питання безпеки та збереженості документів. Архівісти несуть відповідальність за те, щоб матеріали не були пошкоджені або втрачені, тому існують чітко регламентовані правила доступу та користування. Будівлі архівів умовно поділяються на дві зони: службові приміщення та простори для відвідувачів - дослідників, журналістів, громадян. У читальних залах щороку працюють тисячі людей, і цей процес є відкритим та публічним.
— А як забезпечується безпека відвідувачів і контроль за роботою з документами?
— Ми поступово впроваджуємо систему електронних перепусток, яку плануємо масштабувати на всю мережу державних архівів. Її мета - не перевірка особи, а контроль обігу документів: кому видано справу, у якому вона стані, скільки аркушів містить і коли була повернута. Це питання етики й відповідального користування спадщиною. Нам важливо розуміти, що кожен документ повертається в тому ж стані, в якому його отримали.
— Чи траплялися випадки зникнення архівних документів?
— У воєнний час, відповідно до чинних нормативів, архіви та інші установи культурної спадщини перебувають під посиленою охороною. У читальних залах і службових приміщеннях діє відеоспостереження — для запобігання інцидентам і врегулювання можливих конфліктних ситуацій. Випадки втрат документів зазвичай виявляються під час масштабних перевірок фондів. Ідеться не про сьогоднішній день, а про зникнення, які могли статися десятки років тому - 20, 30, 40 чи навіть 60 років тому. Саме інвентаризації дозволяють поступово виявляти такі прогалини й відновлювати облік.
Випадки зникнення зазвичай стосуються минулих десятиліть і виявляються під час інвентаризацій. Часто документи знаходять не на своєму місці. Інший шлях - це моніторинг онлайн-аукціонів . Якщо бачимо архівний документ, перевіряємо походження, а у разі викрадення працюємо з правоохоронними органами та повертаємо матеріали через суд.
Буває, що колекціонери або громадяни викуповують документи й передають їх державі безкоштовно, і це показник довіри.
— Яким чином архіви повертають документи, які вважалися втраченими?
— Під час щорічних перевірок кожен архів перевіряє тисячі справ. Дуже часто саме тоді “спливають” документи, які колись вважалися втраченими. Буває, що вони роками лежали не на своєму місці - в іншому фонді або підшивці. Це внутрішній пошук.
Другий шлях - коли документи з’являються на онлайн-платформах: у вигляді оголошень або пропозицій продажу. Ми постійно моніторимо такі ресурси. Якщо бачимо архівний документ, фахівці перевіряють його походження: чи є він автентичним, чи не перебуває в розшуку, чи не є фальсифікатом.
Часто трапляється, що колекціонери, дослідники або постійні користувачі архівів викуповують такі документи й передають їх державі як дарунок. Навіть якщо документ раніше не перебував у фондах, дуже добре, коли він зрештою опиняється в архіві й стає доступним суспільству.
Якщо ж ідеться про викрадений матеріал, який за обліком мав зберігатися в державному архіві, ми працюємо разом із правоохоронними органами. За моєї каденції архівна служба перестала ігнорувати такі випадки — ми офіційно звертаємося до поліції, ініціюємо повернення документів через суд. Навіть коли продавець придбав їх добросовісно й не знав про походження, після судових рішень матеріали повертаються державі.
Є й складні кейси минулих років. Частина документів періодично з’являється на ринку після пожежі в Кам’янець-Подільському архіві у 2003 році: фонди тоді були частково знищені, частково розпорошені, і окремі аркуші досі “спливають” у продажу. Такі ситуації ми також відстежуємо.
— Чи звертаються до вас люди, які знайшли документи й очікують винагороди?
— Найчастіше “винагорода” — це подяка. І публічна, і приватна. Багато людей передають знахідки безкоштовно, свідомо обираючи, щоб документ зберігався в архіві, а не потрапив на чорний ринок. Для мене це показник довіри до архівістів і розуміння цінності цих матеріалів у суспільстві.
Були випадки, коли мешканці тимчасово окупованих територій пропонували передати цифрові копії документів, до яких ми нині не маємо фізичного доступу. Ми разом із фахівцями з безпеки аналізували такі пропозиції і в окремих випадках відмовлялися - існує ризик провокацій російських спецслужб.
— Чи траплялося, що до архівів повертали дуже давні або унікальні документи?
— Такі історії були. Зокрема, представники релігійних громад знаходили старовинні церковні книги й передавали їх до архівів. Іноді про це повідомляли публічно — через медіа. Кожен такий випадок проходить експертизу, після чого документи беруть на державне зберігання.
Чи були випадки, коли документи знаходили на горищах, підвалах і інших місцях?
— Такі історії трапляються, і частина з них була публічною. Наприклад, у Тернопільській області представники Православної церкви України передали дообласного архіву старовинні церковні документи, які випадково виявили на горищі. Про це повідомляли медіа, організовувалися спеціальні зустрічі та презентації знахідок.
У кожному такому випадку проводиться експертиза: фахівці визначають автентичність документів, їхній стан, походження та вирішують, де саме вони мають зберігатися надалі.
— До вас звертаються публічні люди, політики з проханням дослідити власне походження?
— Звертаються. Але я принципово не поділяю людей на медійних і немедійних. До мене може звернутися будь-хто. Якщо можу допомогти — допомагаю, іноді навіть особисто підказую напрям пошуку.
Ми неодноразово співпрацюємо з Міністерством закордонних справ, готуючи до міжнародних переговорів, надаючи історичні довідки та архівні матеріали. Завдяки цій роботі, зокрема, держсекретар США Ентоні Блінкен дізнався про своє українське історичне походження.
Зараз ми також працюємо над кількома новими дослідницькими проєктами - частина з них ще в процесі, але вони можуть дати несподівані й важливі результати як для України, так і для наших міжнародних партнерів.
